「マニュアル化せずに任せられる」— 業務整理から伴走する「ヒキトリ」の魅力 

バックオフィス業務の時間削減により、代表の思考と時間のリソースを事業に集中

「経営に貢献するPR」をポリシーに、広報戦略の策定から実行までを支援する株式会社しんめ。代表の下村彩紀子さんは、少数精鋭のチームでクライアント企業に深く入り込みながら事業を展開しています。しかし、事業が拡大するにつれ、バックオフィス業務が大きな負担にー。そこで導入したのが「ヒキトリ」でした。

「マニュアル化せずに任せられるのが決め手でした」

—はじめに、貴社ではどのような業務を手がけているのでしょうか？

下村さん：弊社は「経営に貢献するPR」というポリシーのもと、PRや広報の支援事業をしています。事業会社の広報出身メンバーだけで構成されていることが特徴です。広報部全体のあるべき姿の定義・目標設定、広報戦略の策定、戦術立案、実行全般、育成や採用支援、内製化までをしています。

アドバイザリーやコンサルティング的な関わり方もできますし、広報部全体をまるっと受託することもやっていて、企業の課題に応じてチームを組成してご支援をしています。

基本的には経営者と直接やりとりさせていただいていて、事業開発・マーケ・営業・人事担当者などと連携しながら全社横断的に関わらせていただくケースが多いです。

—メンバーの人数は現在どれくらいですか？

下村さん：今は20人くらいいて、実際に毎月稼働しているのは10人ほどですね。

—規模が大きくなると、バックオフィスの負担も増えますよね。

下村さん：そうなんです。立ち上げの頃は経理業務や税理士さんとのやりとりを含め、自分でやっていました。ただ、メンバーが増えると、マインドシェアも含めて月末・月初にかなり時間が取られてしまって。その時間を使ってもっと事業やクライアントに向き合いたいという気持ちがあったので、バックオフィスをお任せできる人がいたらいいなというのはずっと思っていました。

—「ヒキトリ」を導入する前に、他の選択肢も検討されましたか？

下村さん：めちゃくちゃ調べました（笑）。業務委託の方を入れることも考えたし、母に手伝ってもらうことも検討しましたが、結局どちらも難しくて。

他社のバックオフィス支援サービスも調べて、打ち合わせもしたのですが、こちら側でマニュアルをガチガチに作らないとお願いできないところが多く……。そんな時間もないし、正直どこからどこまでお任せできるのかもよく分かっておらず、そこから手伝ってもらえることが理想だったんです。

あとはミニマム数十時間からって書いてあって、そんなに任せる業務ボリュームがあるかな？みたいなところもありました。 自分のバックオフィス業務の棚卸からできてなかったので。ヒキトリはそこからやってくださるということだったので、「すぐにお願いします！」と決めた感じでした。

髙城：「要件定義されたものをやる。」というバックオフィス支援サービスは他社でも提供されていますが、その要件定義をすること自体が難しいんですよね。特にひとり法人やスタートアップだと、そもそもルールがよく変わることもある。そこから一緒にマニュアル化してあげる、クライアント寄り添い型のサービスが「ヒキトリ」の特徴です。

下村さん： 「ヒキトリ」は抽象度の高いところから一緒に整理して伴走してくださるイメージです。

フロー化した後も、そのルーティンを回すだけでなく、「今後社員を増やす予定はありますか？それなら拡大を見据えてこういう管理方法にしましょう」とか、「案件管理シートはこういうフォーマットの方がより運用がやりやすいと思いますよ。」など、事業の成長ペースに合わせて理想論から一緒に考えてくださるんです。人数が増えた時も、ちゃんと円滑に回るように今のうちから一緒に準備できる部分もいいですね。

「業務が整理され、引き継ぎもスムーズに」

—実際にヒキトリにはどんな業務をお願いしているのでしょうか？

下村さん：基本的には経理業務全般ですね。請求書のやり取り、入金確認、税理士とのやり取り、支払い対応などです。それに加えて、契約書関連の業務や、総務のサポートもお願いしています。例えば、名刺の発行や郵送、新しいメンバーのアカウント発行などですね。 対「しんめ」のやり取りはもちろん、クライアントとか税理士さんとか、社外のパートナーさんとのやり取りも行ってもらっています。

加えて、売上管理も行ってもらってます。売上と支出の管理をどういうフォーマットでやるかのフレーム作りや、案件管理・リード管理をどうやろうか？といった相談ですね。

髙城：ご自身のフォーマットでやっている方もいらっしゃるんですが、フォーマットってゼロから作るのって大変だったりするので、僕らが持っている使いやすいフォーマットをお渡しすることもあります。

—ヒキトリのサポート体制はいかがですか？

下村さん：コンサルタントとアシスタントの方が担当してくれています。基本的にSlackやメールなどでccに入れておけば、こちらから細かい指示を出さなくても進めてくれるので、本当に助かっています。

—導入後、どんな変化がありましたか？

下村さん：一番大きいのは、私自身の時間が確保できたことですね。事業やチーム、お客様に向き合う時間が増えました。また、業務の整理もしてくれるので、もし担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができるようになりました。

具体的には、ヒキトリさんとメンバーと私の3人のSlackグループを作成し、細かな精算のやりとりを連携して進めてくれています。請求書が全員分揃っているかの確認や、合算金額の算出まで対応してもらい、私のところには「この金額でクライアントに実費請求していいですか？」という最終確認だけが来るので、スムーズに進められるようになりました。

また、月ごとにクライアントへの請求額が変わることがあるのですが、その整理を私がした後の最終チェックや請求書の発行もお願いしています。

バックオフィスメンバーを業務委託で取るとマネジメントコストが発生することや、突然辞めてしまうリスクもありますが、ヒキトリはそのリスクがなく、安定的に関わっていただけるのはすごくありがたいです。

—どんな会社にヒキトリをおすすめできますか？

下村さん：社員数名の会社や、ひとり代表の会社で、時間の使い方を変えたい方にはすごく向いていると思います。特にバックオフィス業務が負担になっている方にはおすすめですね。

—今後、ヒキトリにどんなことを期待していますか？

下村さん：企業の成長フェーズによって必要なことが変わってくると思うので、今後もフェーズに合わせた提案をしてもらえると嬉しいです！

ヒキトリを活用することで、バックオフィス業務に充てていた時間をより事業に集中できるようになった「しんめ」。成長を続ける同社の今後にも注目です。